Protokoll  fört vid

Ordinarie Årsstämma i Raftötångens Samfällighetsförening

Tid:               torsdagen den 13 juli 2017 kl. 17.30

Plats:            Kulturhuset Futura, Tanumshede

1.      Noterades att förteckning över närvarande medlemmar hade upprättats vid ingången till möteslokalen (bilaga 1).

2.    Styrelsens ordförande Susanne Johansson öppnade mötet och hälsade de närvarande välkomna till stämman.

3.    Lars-Gerhard Westberg valdes till ordförande för stämman.

4.    Anette Oberdorfer valdes till sekreterare för stämman.

5.    Till protokolljusterare tillika rösträknare valdes Inger Atterland och Hans-Åke Alehult

6.    Den utsända dagordningen godkändes

Under punkt 19 ” Övriga frågor” lades till två punkter: Val av Midsommarkommitté samt Presentation från Tanums Sparbank.

7.    Stämman förklarades behörigen utlyst.

8.    Styrelsens redovisningshandlingar föredrogs och godkändes av stämman. Årets resultat 174 117 kronor överförs till balanserat resultat.

9.    Revisorernas berättelse föredrogs (bilaga 2). Revisorerna förordade ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret.

10.  Stämman beviljade styrelsen ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret.

11.  Motioner:

       a. Databaserat medlemsregister på vår hemsida (bilaga 3)  Föreningens hemsida skulle behöva byggas om eller bytas ut för detta syfte, vilket inte ingår i den närmaste verksamhetsplanen; dock ställer sig styrelsen positiv till en sådan framtida åtgärd. Ny matrikel trycks även fortsättningsvis vartannat år. Styrelsen föreslog att motionen skulle avslås, vilket tillstyrktes av stämman.

       b. Datoriserad anslagstavla på vår hemsida (bilaga 4) Det ingår inte i samfällighetens uppdrag att bedriva denna typ av verksamhet. Vi har idag en fungerande anslagstavla vid grusplanen som är avsedd för detta ändamål och som ”sköter sig själv”. Stämman tillstyrkte styrelsens förslag att avslå  motionen.

        c.  Bygga fler sjöbodar (bilaga 5) Styrelsen förklarade sig positiv till innehållet i motionen, är dock förhindrad att hantera denna i nuläget, då en sammanslagning av Båt- & Bryggföreningen och Samfälligheten är dagsaktuell och ett nytt anläggningsbeslut i förekommande fall krävs för en sådan åtgärd. När sammanslagningen av föreningarna har ägt rum och samfällighetens nya anläggningsbeslut är på plats, får ny motion resas. Styrelsen kan därför inte handlägga denna motion, vilket godkändes av stämman. Stämman förklarade härmed motionen besvarad.

12.  Framställningar från styrelsen:

a. Nytt anläggningsbeslut  Susanne Johansson redogjorde för hur styrelsen arbetar och hur långt frågan med ett nytt anläggningsbeslut har kommit. Vi behöver tidsmässigt ha kommit längre fram i VA-projektet för att få en god överblick över vad som kan komma att beröra vårt anläggningsbeslut. Så snart alla delar är på plats, tas ett nytt anläggningsbeslut fram.

b. Sammangående med Båt- och Bryggföreningen  Båt- & Bryggföreningen har vid sitt årsmöte 2017-07-13 (tidigare idag) fattat det erforderliga andra stämmobeslutet om ett sammangående med Samfälligheten. I och med detta beslut träder sammangåendet  i kraft den 1.1.2018. B&Bs verksamhet blir därefter ett eget ansvarsområde inom samfälligheten och styrelsen föreslår en motsvarande utökning av styrelsen med två personer. Ordförande och två personer ur styrelsen kommer under hösten att vara engagerade i kunskapsöverföring och det praktiska överlämnandet. B&Bs räkenskaper skall avslutas i ett bokslut, revideras och balansräkningens poster överföras till Samfällighetens räkenskaper. Bankkonton för tillgodohavande och reservfond kommer att överföras till Samfälligheten, där dessa nya konton kommer att markeras att tillhöra ”Båtfolket”.

c. Betalningsmoralen i samfälligheten   Susanne Johansson rapporterade att det fanns förfallna fakturor till ett belopp av 232 210 kr vid bokslutstillfället, detta trots faktura med e-post samt tre påminnelser med post. Den framtida faktureringsproceduren kommer därför att ändras och se ut som följer: faktura med e-post, två påminnelser med post, tredje påminnelsen i brev från ordföranden och slutligen överlämnande till Kronofogden för utmätning i fastighet.

d. Kommande etapper för VA-ombyggnad (information utskickad med kallelse) Peter Söderqvist lämnade en ingående rapport. Resterande arbete är uppdelat tre etapper, en etapp per år. Vi tar nu in anbud på etapp 3 och 4 samtidigt, för att förhoppningsvis få en bättre kostnadsbild. Etapp 3 startas i mitten av oktober 2017.  Hösten 2020 beräknas hela området vara färdigt. Peter presenterade också investerings- och årskostnad vid olika alternativ, dvs KVA (kommunalt) vs EVA (eget). Kommunen har varit behjälplig vid tekniska frågor och visar positivt intresse för vårt projekt. Inget nytt har dock framkommit om kommunens eventuella planer; vi håller regelbunden kontakt.

Arbete pågår med att utröna om vi kan få tillräcklig mängd och godtagbar kvalitet på eget vatten, vilket är en förutsättning för ett eget system (EVA). Idag är tillgången på vatten inget problem. Vår vattenkvalitet analyseras regelbundet och är godkänt med tvekan. Vi menar dock att kvaliteten förbättras kontinuerligt allteftersom nytt ledningssystem kommer på plats.

       En medlem ifrågasatte alternativet att en stamledning skulle komma att dras via Vrångsholmen, höll för osannolikt att det skulle realiseras över­huvudtaget. Det konstaterades, att samtliga tänkbara framtida scenario, inklusive Vrångsholmen,  inte har någon betydelse för dragningen av vårt nya ledningssystem, som i vilket fall som helst är en nödvändig åtgärd i föreningen.

       En medlem undrade om etapp 5: Är den beroende av hur kommunen agerar? Svar: Ja, vi avvaktar kommunens beslut, som har betydelse för utförandet, men etapp 5 kommer att genomföras under alla förhållanden.

       Stämman gav styrelsen i uppdrag att fortsätta sitt arbete enligt de riktlinjer som nu presenterats.                    

e. Skogs- och grönområden    Göran Blomqvist visade en trevlig  bildkavalkad över arbetet inom ”det gröna området” och presenterade alla medarbetare. Man inventerar om det finns träd på samfällighetens område som skulle kunna skada enskilda hus - kom gärna med tips! Inga större gallringsplaner i år. Sly-och ängsröjning sker enligt plan. Tjärnen: mycket att göra – vassröjning – karpar?

Göran vädjade om sänkt hastighet på vägarna, det går för fort!

13.  Stämman beslöt att ersättningen till styrelse, revisorer och valberedning skall vara  75.000 kronor till styrelsen, 7.500 kronor till revisorerna och 750 kronor/ledamot till valberedningen, exklusive sociala avgifter.

14. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd presenterades och godkändes av stämman. Kommande verksamhetsår debiteras således medlemmarna 5.240 kronor den 31.08.2017, 30.11.2017 och 28.2.2018, totalt 15 720 kr för andelstal 1. Tillkommer 100 kronor för åretruntvatten, 1 590 kronor för trekammarbrunn och 500 kronor för vägavgift för dem som detta berör.

15.  Stämman beslöt att styrelsen skulle utöka de ordinarie ledamöterna från fem till sju personer.

Till ordinarie styrelseledamöter valde stämman:

Susanne Johansson (omval, 2 år)

Terje Evang (omval, 1 år)

Göran Blomqvist (omval, 2 år)

Anny Theodorsen (nyval, 1 år)

Anne-Britt Samuelsen (nyval, 2 år)

Johan Walther (nyval, 2 år)

(Peter  Söderqvist, ordinarie styrelseledamot, har ett år kvar på sitt mandat)

       Till ersättare valdes: Kjell Karlström (omval, 1 år) och Bertil Kihlgren (omval, 1 år).

16.  Till styrelsens ordförande valde stämman Susanne Johansson (omval, 1  år).

17.  Revisorer och ersättare valdes enligt följande:

       Ordinarie revisorer: Holger Nilsson (omval, 1 år) och Ola Schippert (nyval, 1 år)

Ersättare:                   Eiron Hedman (omval, 1 år) och Klas Gunnarson (omval, 1 år).

18.  Valberedning valdes som följer:

       Sofia Sjödin (omval, 1 år), Bengt Estmalm (omval, 1 år), Harry Martin Svabö (nyval, 1 år)

19.  Övriga frågor  

       Stämman valde följande Midsommarkommitté:

       Helen & Peter Korp,  Anna-Karin Lenzing, Irma & Svein Rolstad, Lis Ståhl, Håkan Sällström

 

Tanums Sparbank presenterade sin verksamhet och erbjöd sina tjänster till såväl föreningen som privatpersoner.

       Styrelsen avtackade Irma Rolstad, som avgick efter lång och trogen tjänst som revisor, valberedning bland andra uppdrag!                    

20.  Stämmoprotokollet finns på anslagstavlan och på föreningens hemsida senast den 27 juli 2017.

                                                                                                                                       

21.  Ordföranden förklarade årsstämman 2017 avslutad.

 

 

Bilagor          Förteckning över närvarande medlemmar

                      Revisionsberättelse av 2016-06-16

                      Motioner (3 st)

 

 

 

Senaste rapporter, stadgar
Redovisning 2012, 2013
Ladda ner dokument
Nyttiga länkar